數(shù)字檔案管理會計檔案 電子檔案 紙質(zhì)檔案 業(yè)檔一體 

隨著數(shù)字化時代的來臨，企業(yè)對于檔案管理的需求日益增‌‌長。泛微數(shù)字檔案作為酷螺365軟件管家超市里面的一款熱門解決方案，也是業(yè)界領先的檔案管理解決方案，為企業(yè)提供高效、便捷的檔案管理服務，助力企業(yè)實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

一、各行業(yè)數(shù)字檔案管理痛點
@政府機構(gòu)：在檔案管理方面存在檔案管理流程不規(guī)范、信息化程度不足、檔案利用效率低下、檔案安全保障不足以及人力和物力資源投入不足等問題。
@商貿(mào)行業(yè)：在檔案管理方面存在流程不規(guī)范、檔案丟失或損壞、檔案查詢和利用不便、檔案信息化投入不足以及檔案管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)和技能水平等問題。
@醫(yī)療行業(yè)：在檔案管理方面存在病例、影像資料等重要檔案的管理不規(guī)范、安全保障不足等問題。
@教育行業(yè)：學生檔案、教師檔案等重要檔案的管理存在信息化程度低、檔案利用不足等問題。

泛微數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，提供紙質(zhì)檔案與電子檔案統(tǒng)一管理，以檔案全生命周期管理為核心，支持檔案收集、檔案整理、檔案利用、檔案鑒定、檔案銷毀等全過程，構(gòu)建一個數(shù)字化成果100%歸檔、有效防篡改、可查可驗的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。
二、檔案管理解決方案
【會計檔案】
財務會計檔案是記錄和反映企事業(yè)單位經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生情況的重要證據(jù)，財務管理系統(tǒng)、報銷系統(tǒng)和核算系統(tǒng)等都相互獨立，導致財務資料之間缺乏有效關聯(lián)，從而沒有辦法形成有效的證據(jù)鏈，無法滿足檔案管理的標準和規(guī)范。
【紙質(zhì)檔案】
將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工轉(zhuǎn)化數(shù)字檔案，對實體庫房中檔案進行出入庫、移庫、盤點等操作，實現(xiàn)實體庫房與數(shù)字庫房數(shù)據(jù)統(tǒng)一，高效查詢。
【電子檔案】
集合檔案收集、利用、管理為一體的數(shù)字化檔案方案，實現(xiàn)檔案100%歸檔，3秒可查，可查可驗，兼容紙質(zhì)檔案、電子檔案、財務會計檔案一體化管理。
【業(yè)檔一體】
一體化是趨勢，而且每個組織都需要一個統(tǒng)一的檔案管理中心，集中所有檔案的收集、整理、管理和利用。

制度先行，結(jié)合業(yè)務梳理檔案制度規(guī)范，用制度培養(yǎng)檔案歸檔意識，提升檔案歸檔率和利用率，為業(yè)檔一體化奠定基礎；改造前端業(yè)務場景緊隨其后，為業(yè)務檔案歸檔管理提供素材；基于檔案管理制度規(guī)范，配套相應的業(yè)檔一體化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)組織內(nèi)部對于會計檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案、系統(tǒng)日志、用戶行為、音視頻、圖片等各類檔案的一體化管理。

三、數(shù)字檔案管理核心亮點
（1）符合國家法律法規(guī)：在數(shù)字化的大背景下，國家對檔案的管理也提倡使用電子化的方式，檔案管理系統(tǒng)符合國家法律法規(guī)。
（2）100%歸檔：文書定天然具備電子檔案管理的要素，可多種方式、渠道獲取檔案，能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案的100%歸檔。
（3）3秒檢索：文書定也能為組織提供多種維度、多種類型的檢索方式，精準定位，3秒即可完成對信息集合采用技術(shù)手段完成檢索、且可以按照相關性進行排序。
（4）文件防篡改：縱觀各項法律法規(guī)中，國家明確電子檔案系統(tǒng)必須具備電子簽名能力，電子簽名助力電子檔案系統(tǒng)具備文件防篡改的能力。
（5）檔案全生命周期管理：能夠和流程結(jié)合起來，經(jīng)過相關領導的審批、授權(quán)后由系統(tǒng)自動執(zhí)行，使得檔案具備全生命周期管理能力。
（6）可第三方存證：檔案不僅可以管理還可以選擇在公證處和區(qū)塊鏈進行存證，存證后的文件可一鍵出證，省去線下去公證處排隊的麻煩。
（7）業(yè)務檔案一體化管理：與各類OA、HRM、ERP、CRM、PM等系統(tǒng)方便集成；多種渠道、多種方式快速收集業(yè)務過程中待歸檔的數(shù)據(jù)資料，從而實現(xiàn)業(yè)務與檔案的一體化管理。
四、數(shù)字檔案應用場景
（1）一站式的檔案管理門戶
可根據(jù)不同的角色崗位，提供個性化的崗位工作門戶，將崗位所需要的相關的信息、從各個功能模塊的數(shù)據(jù)抽取出來，集中匯總，再根據(jù)角色進行推送展示。
（2）檔案采集接收
支持多種方式獲取檔案數(shù)據(jù):包括通過異構(gòu)系統(tǒng)集成、電子文件批量上傳、數(shù)字化加工成果拉量導入等方式。井可對各個渠道接收的數(shù)據(jù)進行分析、處理。
（3）檔案統(tǒng)一管理
檔案管理庫中的數(shù)據(jù)是來自接收庫中著錄信息完整的檔案文件，支持檔案數(shù)據(jù)瀏覽、打印、退回接收庫的操作。
（4）檔案鑒定銷毀
滿足檔案全生命周期管理過程中所涉及到的開放鑒定、銷毀鑒定、密級鑒定、保管期限鑒定等，每個鑒定的動作 終都能在系統(tǒng)中保留痕跡。
（5）檔案檢索借閱
通過全文檢素、條件檢索等多種方式快速定位所需要的檔案資料，沒有權(quán)限的檔案結(jié)合借閱管理實現(xiàn)電子檔案和實體檔案的線上借閱審批和授權(quán)。

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